Tipps für Ihre nächste Verhandlung – von Michael Barczyk.
Tipps für Ihre nächste Verhandlung: Ein Verhandlungsergebnis ist erst dann gut, wenn es von beiden Seiten als fair empfunden wird. Den Kunden kaufen in erster Linie Lösungen und keine Produkte. Aber wie verhaltet man sich in Verhandlungsphasen, welchen Stil wählt man und wie erreichen wir einen erfolgreichen Abschluss?
Generell ist ein Verhandlungsprozess als ein mehrstufiger Ablauf zu betrachten. Eine Einteilung in drei Phasen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) erweist sich als sinnvoll und Erfolgsversprechend, weiter können jedoch noch Unterphasen für die Verfeinerung aufgegliedert werden.
Drei Verhandlungsphasen
Vorbereitung:
Der Erfolg der bevorstehenden Verhandlung wird zu 80% während der Vorbereitung erarbeitet! Falls ein Improvisieren am Verhandlungstisch notwendig wird, ist dies leider auf mangelhafte Planung zurückzuführen. In diesem Zusammenhang ist es vernünftig, einen strukturierten und formalen Ansatz zu wählen, bei dem die Beteiligten Ziele festlegen und dabei alle wichtigen Aspekte berücksichtigen. Die Verhandlungsstrategie wird auf der Grundlage von Fakten, Rahmenbedingungen, Machtverhältnissen und Alternativen festgelegt. Wesentliche Verhandlungsobjekte müssen identifiziert und umgesetzt werden. Für das Verhandlungsteam bedeutet das, dass die eigentliche Arbeit und der Grundstein lange vor dem bevorstehenden Meeting in der Zukunft stattfinden. Bereits bei Projekt- oder Anfrageplatzierung müssen je nach Komplexität die Vorzüge, Exklusivität und Vorteile, sowie über Spezifikationen und allg. Vereinbarungen des Lieferumfangs diskutiert werden. Des Weiteren sollte das Produkt oder die Dienstleistung bezüglich Ihrer Benefits umfassend erklärt werden, sowie während der Kundenbeziehung ein wiederkehrender Wissenstransfer vertiefend stattfinden. So können potenzielle Abschlüsse durch Ihre gesamtheitlichen Leistungsdaten sowie bei möglichen Verhandlungen unterstützen und bei der Gewinnung von Nutzen sein.
Quelle: Wenski, G. (2019) Lösungsorientiert verhandeln im Technischen Vertrieb – Grundlagen, Strategien und Tipps für faire Geschäfte
Durchführung:
Wie bei einer Mannschaftsaufstellung im Sport, müssen für die Verhandlung die richtigen Teammitglieder aufgestellt und positioniert werden. Relevant ist eine richtige Mischung von Generallisten und Spezialisten zu erküren um optimal die Ziele der Verhandlung, zufriedenstellen für beide Parteien, anzugehen. Die Eröffnungsphase sollte man dazu generell mit einem sensiblen, positiven und freundlichen Smalltalk starten, wobei auch schon die ersten Informationen ausgetauscht werden könnten. Bei den relevanten Dialogen werden Fakten geklärt und Präferenzen artikuliert. Angebote präsentiert oder kommentiert. Geduld ist in der Durchführung, auch Dialogphase genannt, entscheidend, um schrittweise sich allen Themen zu nähern sowie nicht zu schnell zu agieren. Ein Ende der Verhandlung ergibt sich entweder wenn alle einzelne Puzzleteile ein harmonisches Gesamtbild ergeben oder eine Wende erreicht wird und so ein Punkt ein Ergebnis erzwingt.
Nachbereitung:
Nun steht ein weiterer wichtiger Schritt an. Auch nach der intensiven Vorbereitung und Durchführung, fängt die Abarbeitung der beschlossenen Punkte an. Die Person, die die Verhandlungsverantwortung trägt, muss sämtliche Nachbereitungen und Aktionen anstossen, sowie kontrollieren, ob diese korrekt in die Praxis umgesetzt wurden. Bei der später folgenden Auftragserteilung sollte gemäss dem offiziellen abgegebenen Angebot die Bestellung ausgeführt werden. Der Liefer- und Leistungsumfang ist so klar definiert. Bei Neubauprojekten im Technischen Vertrieb ist es zusätzlich empfehlenswert, definierte und freigegebene Spezifikationen vertraglich festzuhalten, damit kein Interpretationsspielraum später möglich ist.
Verhandlungsstile
Grundsätzlich gibt es fünf Verhandlungsstile, die gewählt werden können. Oft ist der Stil eine Charaktersache, welch auch viel über den Vertriebsmitarbeiter aussagt. Jedoch ist man manchmal aus internen oder Vertraglichen Gegebenheiten dazu gezwungen, einen Stil auszuüben und diesen, Angebots- oder Projektspezifisch, zu praktizieren.
Fünf Verhandlungsstile:
Kapitulieren (Lose-Lose-Stil)
Man umgeht und versteckt Konflikte, meldet die eigenen Ansprüche und Bedürfnisse nicht an und vermeidet jegliche Auseinandersetzungen. Dies führt zu einer sehr schlechten Verhandlung, da beide Parteien niedrige Ziele haben.
Annäherung (Lose-Win-Stil)
Es wird versucht ein Grundstein für eine Freundschaft mit dem Geschäftspartner zu legen. Man verzichtet dabei auf einige eigene Ziele, um so Meinungsverschiedenheiten zu umgehen.
Kompromiss (Trifft sich in der Mitte)
Beide Geschäftsparteien verhalten sich flexibel und berücksichtigen die Wünsche und Anliegen der Gegenseite, um sich im Idealfall mittig zu finden. Beide Interessenten fühlen sich beim Abschluss fair behandelt und betrachten die Lösung als «light version» von einer Win-Win-Situation».
Durchsetzten (Win-Lose-Stil)
Man sieht nur etwas, seine eigenen Ziele und boxt diese durch. Auf das Gegenüber wird keine Rücksicht genommen. Eine Geschäftsbeziehung wird in Zukunft schwer sein, da der Geschäftspartner kein faires Erlebnis hatte.
Kooperative Lösung (Win-Win-Stil)
Die Situation und die Motive des Geschäftspartners werden exakt analysiert, um eine gemeinsame Lösung zu finden, die beiden Parteien gerecht wird. Dieser Stil ist klar zu bevorzugen, da sich dieser zu einer langfristigen und nachhaltigen Beziehung entwickeln lässt und für beide Seiten sehr vorteilhaft ist.
Denkwerkstatt Sales Excellence
Anwendung von Gummi-Metall-Komponenten bei Drehgestellen im Rail-Business
Trelleborg AVS verfügt über Jahrzehnte lange Erfahrung in der Produktion und Entwicklung von schwingungstechnischen Komponenten für Schienenfahrzeuge und der allgemeinen Industrie. Sie beliefern alle namhaften Unternehmen im Schienenfahrzeugbau und legen besonderen Wert auf umfassenden Service, herausragende Qualität und Lebensdauer der Bauteile. Langjährige Erfahrung, Anwendungs-Know-How, Berechnungs- und Materialkompetenz sind die Basis zur Erfüllung dieser spezifischen Kundenwünsche.
Bei Gesprächsvorbereitungen mit unseren MRO-Kunden ist somit die Kenntnis über die Fahrzeugflotte das A und O. Es ist zwingend notwendig alle nötigen Informationen und deren Historie zu kennen, um das Bauteilportfolio zu besprechen. Anhand von der Flottengrösse, der Fahrzeugtypen sowie der Drehgestell Arten, können zusätzlich zur Identifizierung auch Stücklisten herbeigezogen werden und später das Gesamtvolumen hochgerecht werden. Da Gummi-Metall-Bauteile nach einer gewissen Laufleistung und Einsatzzeit ausgetauscht werden müssen, ist ein Einblick in unsere Wartungshandbücher ein hilfreicher Schritt, den Kunden optimal zu unterstützen, sowie alle relevanten Bauteile zu ersetzen. In den Gesprächen und zur Vorbereitung der Verhandlung kann so sichergestellt werden, dass keine Opportunity vergessen geht. Bei OEM-Kunden ist das Vorgehen ähnlich, unterscheidet sich jedoch am Punkt das wir keine historischen Daten haben. Hier kann jedoch das bestehende Bauteilportfolio zuerst im Vorfeld und dann gemeinsam begutachtet und analysiert werden, um die optimale Lösung, oder eine Basis, für ein Neuprojekt zu setzen. Das breite Know-How unserer Vertriebs- und Entwicklungsmitarbeiter spielt hier nicht nur uns, sondern auch unserem Kunden in die Karten. Entscheidend ist das während der Verhandlung dem Kunden bewusst wird, das TAVS zu jeder Anwendung eine bestehende Lösung im Portfolio hat, oder die Fähigkeit ein neues Produkt zu entwickeln, sowie zu liefern.
Beim Start des Meetings, wird in der Regel jeweils über die Erfahrungen der Bauteile im Betrieb gesprochen und die wichtigsten Erkenntnisse werden geteilt. Oft wird hier von den Bahnbetreiber schon der erste Input kommuniziert, welche Komponenten zwingend aus Ihrer Sicht getauscht werden müssen, oder welche ev. zu einem späteren Zeitpunkt einer Revision unterzogen werden. Bei kritischen Elementen und Fragestellungen, werden oft Spezialisten aus dem Entwicklerteam, die ebenfalls die Designhoheit über das Produkt haben, um Rat gebeten. Ist man an dem Punkt angekommen das sich alle Parteien einig sind das alles Besprochen wurde, kann die erste Verhandlung geschlossen und mit der Ausarbeitung begonnen werden.
Podcast SalesX & Innovation
Nun startet die eigentliche Hauptaufgabe. Das Vorgehen ist bei den Kunden jedoch unterschiedlich. Wenn es sich um Ersatzteilbedarf der MRO-Kunden handelt, werden die bestehen aktiven Bauteile, die schon einmal in der Vergangenheit geliefert wurden, mit den benötigten Stuckzahlen angeboten. Bei Bauteilen, die über längere Zeit nicht mehr gefertigt wurden, wird zur Preisfindung der Einkauf involviert, da die Einkaufspreise von z.B. Metallteilen sich möglicherweise geändert haben. So können die aktuellen Herstellkosten im nächsten Schritt evaluiert und zu einem Stückpreis zur dazugehörenden Losgrösse abgegeben werden. Parallel wird von der Industry Engineering Abteilung die komplette Machbarkeit der Produktion geprüft. Hier betrachten Experten unteranderem, ob das dazugehörende Produktionswerkzeug in Takt und einwandfrei einsetzbar ist.
Betrachtet man die Nachbereitung der Verhandlung bei einem OEM-Kunden bezüglich eines Entwicklungsprojekt mit neuen Gummi-Metall-Bauteilen, sind einige Punkte mehr abzuarbeiten. Nebst dem Vordefinierten Lieferumfang müssen zuerst neue Designs erarbeitet werden. Hier vergrössert sich somit automatisch das Team. Ein gemeinsamer und stetiger Informationsaustausch, untereinander sowie auch mit dem Kunden, ist die Voraussetzung, um erfolgreich zu sein. Spezialisten aus diversen Abteilugen wie Konstruktion, Entwicklung, Industrial Engineering, Internal Sales Spezialisten, Einkauf, Prüftechnik, Qualität, SCM sowie Vertrieb, arbeiten gemeinsam an einer möglichen Lösung, die alle Kundenbedürfnisse abdeckt, jedoch jeder in seiner Rolle für seine Abteilung. Die wohl wichtigsten Mitarbeiter sind hier über eine längere Zeitspanne die Entwicklungsingenieure. Sie sprechen sich mit dem Kunden über alle technischen Details ab und versuchen das benötigte zu entwickeln. Ein Kernpunkt vom Engineering nebst dem Design, ist die Ausarbeitung von technischen Spezifikationen und Prüfkriterien sowie der Sollanforderungen, wie die Bauteile im Betrieb performen müssen. Eine endgültige Einigung des Lastenhefts wird dann jedoch wieder gemeinsam mit dem Vertrieb vereinbart.
TAVS versucht die Beziehung zu all seinen Kundensegment optimal zu pflegen und diese auch bestmöglich mit Lösungen zu unterstützen. Wie im oberen Abschnitt beschrieben, werden die Bedürfnisse exakt analysiert und zur Zufriedenheit der Kunden umgesetzt. Das Interesse ist klar bei einer nachhaltigen und langfristigen Beziehung, da man gemeinsam wachsen kann und die optimale technische Lösung immer im Vordergrund steht. In Anbetracht der Schienenbranche, werden Fahrzeuge für eine Einsatzzeit von 30 bis 40 Jahren gebaut. Unsere dazugehörenden Komponenten sind jeweils zwischen acht bis zwölf Jahre im Einsatz. Da sich so wiederkehrendes Revisionsgeschäft ermöglicht, ist für TAVS nur ein Verhandlungsstil eine Option. Nämlich die Kooperative WIN-WIN-Situation, die der Grundstein für eine Langfristige und erfolgreiche Kundenbeziehung ist!
