Hybrides Arbeiten 2023 von Yves Schmid.
Waren sie in letzter Zeit mal auf einem Jobportal? Wenn ja, ist ihnen dabei auch was aufgefallen?
War bis vor der Covid-19 Pandemie dies nur eine Randerscheinung, wimmelte es im Jahr 2022 nur so von Jobangeboten mit der Möglichkeit einen Teil seiner Arbeit aus dem Homeoffice erledigen zu können. Begriffe wie New work, hybrides Arbeiten oder Homeoffice Möglichkeit sind in vielen aktuellen Stellenausschreibungen enthalten, sofern es die Tätigkeit auch zulässt. Bis vor nicht allzu langer Zeit war diese Arbeitsform, beispielsweise im Grosshandel, oft nur dem Sales im Aussendienst möglich. Der Grossteil der Belegschaft wie Sachbearbeiter, Productmanager, Technische Sales, Inside Sales arbeitete nur in Ausnahmefällen im Homeoffice. In dem Unternehmen für dieses ich aktuell tätig bin, wurde auf das Jahr 2023 die AAB soweit angepasst, dass 100% möglich sind. Bis vor der Pandemie war max. eine Anteil von 40% möglich und dies natürlich nur mit Bewilligung des Vorgesetzten. Gemäss hat die COVID-19-Pandemie zu einem starken Anstieg des Arbeitens von zu Hause aus, sogenanntes Homeoffice, geführt. Dabei hat sich gezeigt, dass die Produktivität und Arbeitszufriedenheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer offenbar höher sind, als zuvor von Fachleuten erwartet worden war. «Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter perspektivisch weiterhin mehr Flexibilität und die grundsätzliche (Wahl-)Möglichkeit, von zu Hause aus und/oder im Büro zu arbeiten.» Somit gilt es hybrides Arbeiten 2023 optimal zur Produktivitätssteigerung zu nutzen.
Quelle: Peters, R. (Dezember 2022). https://www.bundestag.de/resource/blob/845928/8679fb3f6210ebac8a8855d3d669a8c6/Themenkurzprofil-041-data.pdf
So gesehen hat die Covid-19 Pandemie zu einem weiteren Schub geführt, dass immer mehr berufstätige Menschen von einem Arbeitgeber erwarten, dass dieser ihnen flexible Arbeits-Zeiten und -Möglichkeiten bietet. Wie Bogenstahl/Peters beschreiben, wird sich die Mischung aus Präsenzarbeit und einem deutlich höheren Anteil an Homeoffice mittelfristig etablieren. Bei diesem hybriden Arbeiten findet ein ggf. häufiger oder regelmäßiger Wechsel zwischen der Präsenzarbeit im Büro – also dem Arbeitsort mit dem durch den Arbeitgeber eingerichteten Arbeitsplatz – und dem Homeoffice statt. Dieser Wechsel zwischen den beiden Arbeitsformen kann mehrmals wöchentlich stattfinden, teilweise auch unter Tage, kann variieren und muss nicht konstant sein.
So wundervoll eine Arbeitswelt mit zufriedenen, flexibel arbeitenden Mitarbeitern auch erscheinen mag, sie stellt Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer auch vor bisher nicht bekannte Herausforderungen. Auf Arbeitnehmerseite kann ein hoher Homeoffice Anteil zur Vermischung von Arbeits- und Privatleben führen. Ebenfalls kann der Know-How- und Informationsaustausch darunter leiden. Auch ist die Einhaltung von Pausenzeiten, sei es aus Arbeitnehmersicht eine Unterschreitung oder aber aus Arbeitgeberseite eine Überschreitung, vermehrt ein Thema. Auch nicht jeder Haushalt ist dafür gemacht, dass beispielsweise ein oder auch beide Elternteile aus dem Homeoffice arbeiten. Sei es aus Platzmangel, aber auch durch spielende kleine Kinder in der Wohnung oder sogar Beides.
Gemäss Befragungen von Arbeitnehmer, zeigt sich auch, dass es eine Gruppe gibt, die mit dieser Arbeitsform unzufrieden ist, weil ihnen die Arbeit im Homeoffice größere alltagspraktische und auch emotionale Probleme bereitet. Aus Arbeitgebersicht hat die Arbeitsform neben den Vorteilen, wie eine höherer Attraktivität als Arbeitgeber, sei es für Talente oder weiter entfernt lebende Arbeitnehmer, aber auch neue Herausforderungen. Sei es in der Mitarbeiterführung, der Informationsweitergabe aber auch in der Arbeitsplatzgestaltung und der IT-Infrastruktur. Dennoch geben 42% der durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation (IAO) im Mai 2020 befragten (in Deutschland beheimateten) Unternehmen an, perspektivisch das Angebot an Homeoffice dementsprechend aktiv für ihre Beschäftigten ausweiten zu wollen. Eine grosse Chance für hybrides Arbeiten 2023.
Denkwerkstatt Sales Excellence
Die Unternehmen die hybrides Arbeiten 2023 ermöglichen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, welche teilweise auch einen negativen Einfluss auf ihren Kunden haben können, wenn sie diese nicht meistern. Eine kleine Auswahl:
Mitarbeiter sind telefonisch nicht erreichbar; Flexible Arbeitszeiten bei einer Vielzahl von Mitarbeitern erhöhen auch die Chancen das man die benötigte Person nicht von 8.30-17Uhr durchgehend erreichen kann. Dies gilt nicht nur für den Sales der auf dem Weg zum Aussendienst seinen Inside nicht erreichen kann, sondern erst recht für den Kunden.
Mitarbeiter kann sich nicht ins Firmennetzwerk einloggen; Im Büro ist der Notebook via LAN verbunden, von extern klappt das aber nicht immer. Unternehmen sperren z.B. den Zugriff von Ausländischen Providern. Umständlich wenn man auf einer Messe im Ausland ist oder aber bei einem global tätigen Hersteller, der seine Traffic via USA laufen lässt.
Der Mitarbeiter ist nicht über aktuelle Themen informiert; Für die Informationsweitergabe müssen andere Wege gefunden werden, denn nicht jeder ist jederzeit im Büro. Zudem gehen auch Informationen verloren, die früher in informellen Gesprächen weitergegeben wurden.
Platzbedarf im Büro; Wenn ein Grossteil der Belegschaft 60-80% der Woche nicht im Büro arbeitet ist es dann noch nötig jedem Mitarbeiter einen eigenen Tisch inkl. vollständiger Ausrüstung zur Verfügung zu stellen? Aber was ist, wenn der Mitarbeiter plötzlich einen Arbeitsplatz suchen muss und dadurch in einem VideoCall mit einem Kunden zu spät erscheint?
Vereinsamung im Homeoffice; Dies kann zu demotivierten Mitarbeitern führen. Haben diese Kundenkontakt, kann sich dies negativ auf das Verhältnis zum Kunden auswirken. Ebenso ist die Anfälligkeit zur Überlastung gegeben.
Kreativität und Know How leidet; Wenn sich Teammitglieder nicht mehr treffen und jeder nur noch für sich arbeitet, kann fehlender Austausch negative Folgen haben, u.a. auch für den Kunden.
Wie können Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen?
Es gibt eine Fülle an Herausforderungen, die Lösungen sind vielfältig. Anbei einige Möglichkeiten an Beispiel des fiktiven Unternehmens «LogiInfra»:
Einführung Flexdesk sowie Umbau der Bürogebäude (Schweizweit). Auf einem bekannten Portal für Arbeitgeberbewertungen ist der aktuelle Zustand der Büro’s einer der meistgenannten Kritikpunkte zur Unternehmung. Bei der Modernisierung der Büro’s auf gleichbleibender Fläche werden verschiedene Aspekte für einen hybrides Arbeiten integriert. Flächen für kreatives Arbeiten oder auch einen persönlichen Austausch sind ebenso vorhanden wie standardisierte Arbeitsplätze. Ebenso werden die meisten Wände entfernt, die bisher kleine Büro’s ermöglichten, aber gleichzeitig auch das Wachstum eines Teams nicht auffangen konnten.
Aktuelle Herausforderungen: Für die neuen Begegnungs-, Kreativzonen, für «Telefonboxen» wie auch für «Dinnerplätze» werden einige bisherige Arbeitsplätze weichen müssen. Damit der Verlust des bisherigen fixen Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter leichter fällt wird ein Teil eines «Mitarbeiterrats», der aus Mitarbeitern aller Abteilung besteht in regelmässig erscheinenden Blog’s im Intranet veröffentlichen. Der Arbeitsplatz wird standardisiert. Aktuell führt ein Sammelsurium von unterschiedlichen Produkten dazu, dass viele Mitarbeiter gerne, auch aus praktischen Gründen, an den angestammten Plätz sitzen.
Einführung von Collaboration Tools. Teams, Zoom, Webex dem Mitarbeiter aufzuschalten ist nicht schwer, dies hat im Falle bei LogiInfra zu Beginn des Lockdowns bei über 450 Mitarbeitern innert 2 Tagen funktioniert. Den Mitarbeitern zu zeigen, was diese Tools noch alles können, war/ist die Herausforderung. Unter anderem sind in der Pandemie Leitfäden entstanden, bei denen viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen gemeinsam gearbeitet haben.
Aktuelle Herausforderungen: Einerseits möchte LogiInfra ihren Mitarbeiter möglichst einen grossen Freiraum ermöglichen, der den verschiedensten Funktionen gerecht wird. Gleichzeit muss allein schon aus Sicherheitsgründen ein bestimmter Standard vorgegeben werden. Ausserdem können nur eine begrenzte Zahl an Mitarbeiter neue Channels erstellen. Externen Teams war dies bis vor kurzer Zeit gar nicht möglich.
Digitalisierung von Kundenbeziehungen, LogiInfra hat die Herausforderungen, dass sie Kunden B2B und B2C betreuen und in der Vergangenheit dafür sehr unterschiedliche Tools nutzten. Wie bei den Herausforderungen in einer hybriden Arbeitswelt genannt ist die Erreichbarkeit, Information sowie KnowHow ein Thema. Mit der Investition in ein neues CRM will LogiInfra sicherstellen, dass für einen Grossteil der Kundeninteraktion nicht derselbe Mitarbeiter oder ein bestimmtes Team nötig ist.
Aktuelle Herausforderungen: Ein CRM steht und fällt mit der Qualität der Daten sowie auch den Mitarbeitern, die diese Daten eingeben. Zudem ist ein CRM kein starres Gebilde, damit es der Unternehmung von Nutzen ist, muss es regemässig den neuen Gegebenheiten angepasst werden.
Mindchange auf allen Ebenen. Um hybrides Arbeiten erfolgreich umsetzen zu können, braucht es einen Mindchange. Veraltete Strukturen und Verhaltensweisen müssen aufgebrochen werden.
LogiInfra unterscheidet zukünftig zwischen «Produktiv» und «Kreativ» Arbeit. Für «produktive» Arbeiten wird das Homeoffice empfohlen. Das Büro kann eine bestimmte Anzahl «produktiv» arbeitende Mitarbeiter aufnehmen, hat aber nicht Platz für Alle. Für «kreative» Arbeit werden grosszügig Flächen bereitgestellt, dort soll ein Klima des Austausches herrschen.
Führungspersonen sind angehalten ihre Mitarbeiter nicht unnötig für einzelne Meetings in die Büros zu beordern. Wenn Sie ihre Teams versammeln, soll dies gewinnbringend für alle sein. Dies kann mittels organsierten Teamtagen erreicht werden, bei denen vor- und nachgelagerte Workshops, 1on1’s, gemeinsame Lunches/Apéros enthalten sind.
Für die Mitarbeiter sind diverse Unterstützungsangebote in Planung oder schon vorhanden. Blogbeiträge, Kurse zum Thema Hybrides Arbeiten, eine virtuelle Bibliothek mit Büchern zum Thema. Aber seit längerem auch schon Kurse zur Arbeitsorganisation, Stressbewältigung, WorkLife Balance und diverse Kurse die sich mit den Arbeitstool’s beschäftigen.
Spielregeln. Wenig funktioniert, wenn nicht bestimmte «Spielregeln» definiert wurden. Hierfür hat das Unternehmen seine AAB angepasst, um grundlegende Bedingungen zu schaffen. Es wurden aber Leitfäden erarbeitet, wie z.B. ein Meetingleitfaden der u.a. enthält, wie virtuelle und Vorort Meetings protokoliert werden. Aber auch ein Leitfaden «Termine» regelt und wie der Arbeitsort sowie auch die Abwesenheiten sichtbar im Kalender gemacht werden müssen.
Fazit zu hybrides Arbeiten 2023:
Ein Unternehmen das hybrides Arbeiten ermöglicht steht vor gewaltigen Herausforderungen. Meistert sie diese aber, ist dies gewinnbringend für alle Beteiligten. Am Ende zählt, dass der Kunde von der Leistung des Unternehmens begeistert ist. Dafür sind viele Faktoren nötig. Wichtig sind: motivierte, informierte, erreichbare Mitarbeiter, die kreative, verlässliche und für alle gewinnbringende Lösungen offerieren können.
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